Dalam menjalankan sebuah bisnis, terutama di bidang food and beverage (FnB) tentu kamu harus memahami proses manajemen stok barang. Mulai dari cara mengatur stok sampai mencari cara agar tidak kehabisan stok barang.
Apa jadinya nanti kalau ada pelanggan yang memesan, namun tidak ada suplai barang? Bisa-bisa bisnis kamu akan mandek. Sebaliknya, jika kamu menyimpan stok barang dalam jumlah terlalu banyak tapi penjualan tidak ada kenaikan, bisnis kamu juga bisa gagal.
Ingat, ada nominal uang yang diinvestasikan ke stok barang. Kurang cerdas dalam mengatur stok barang dapat membuat bisnis kamu merugi.
Oleh karena itu, bisnis kamu memerlukan pengaturan yang efisien dan efektif, supaya barang yang ada di gudang dapat dilacak dengan baik. Nah, artikel ini akan membahas bagaimana cara mengelola stok barang agar bisnis tidak boncos.
Masalah yang Umum Terjadi dalam Manajemen Stok Barang
Stok barang adalah aset terpenting yang harus selalu dijaga. Mengelola stok barang bukan perkara mudah. Ada masalah yang sering terjadi dalam pengelolaan stok. Berikut beberapa masalah umum yang sering terjadi dalam manajemen stok barang.
Selisih Persediaan
Masalah pertama yang sering kali terjadi dalam mengelola stok barang adalah terjadi perbedaan jumlah persediaan barang antara pencatatan dan stok fisiknya. Jangan dianggap remeh, masalah yang satu ini akan berdampak langsung pada operasional bisnis.
Bayangkan saja kalau pencatatan ketersediaan barang ada 10 pcs padahal barang fisik di gudang hanya 5 pcs. Kamu tentu bakalan terkendala untuk memenuhi pesanan konsumen dan membutuhkan waktu untuk melakukan penyesuaian stok tersebut.
Kamu harus banget sering-sering mengecek kondisi stok barang di gudang secara rutin. Tapi kalau kamu menyesuaikannya secara manual pasti akan memakan banyak waktu, nah aku punya nih cara mudah mengatasinya.
Penyimpanan yang Kurang Baik
Tata letak barang di gudang yang berantakan dan tidak terorganisir ternyata bisa mengurangi efisiensi proses operasional gudang.
Misal, barang terlaris atau bahan yang sering digunakan diletakkan di paling belakang, tentunya ini akan membuat kamu kesulitan mencarinya dan bisa menghabiskan banyak waktu. Seharusnya barang-barang yang laris diletakkan di bagian depan.
Salah Pengelolaan
Masalah berikutnya yang sering dialami pebisnis dalam manajemen stok barang adalah adanya salah pengelolaan. Maksudnya, proses penerimaan maupun pengiriman barang dilakukan dengan tidak optimal.
Contohnya, staf gudang kesulitan mencatat setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang bahkan suka terjadi selisih stok barang. Oleh karena itu, alur proses masuk dan keluarnya barang dari gudang menjadi fokus utama supaya nggak terjadi kendala lainnya.
Biasanya untuk mengatasi masalah tersebut bisa dengan menerapkan serial number dan batch number di masing-masing item. Jadi, kalau ada barang keluar maupun masuk kamu tinggal scan barcode aja dan mendatanya melalui sistem.
Dari situ, kamu tidak akan kesulitan lagi melacak barang yang dipindahkan dari gudang yang satu ke gudang lainnya.
Cara Pengelolaan Stok Barang yang Efektif
Berikut ini adalah cara yang bisa kamu lakukan untuk mengelola stok barang di gudang secara praktis.
Memiliki gudang penyimpanan yang cukup
Cara pertama dalam mengelola stok barang adalah kamu harus menyiapkan tempat khusus untuk menyimpan stok barang. Tak masalah kalau bisnis masih kecil, kamu bisa menggunakan etalase, rak atau memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan persediaan barang dagangan.
Pencatatan Daftar Stok Barang
Cara berikutnya, kamu harus menugaskan setidaknya satu orang yang bertanggung jawab dalam melakukan segala jenis pencatatannya, seperti mencatat stok barang masuk dan stok barang keluar.
Untuk menghindari human error, seseorang yang bertanggung jawab mencatat stok barang sebaiknya dibantu dengan sebuah program pendukung agar pencatatan yang dihasilkan lebih akurat. Sebab, data itu penting.
Dengan data kamu bisa melakukan pengontrolan, pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan untuk pengelolaan stok barang yang berkelanjutan.
Membuat forecast persediaan barang dan jadwal stok
Jika data input dan output barang sudah dilakukan, langkah selanjutnya adalah membuat perkiraan persediaan stok barang atau forecast dan jadwal stok.
Kamu bisa memulainya dari jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode mendatang. Tapi, membuat forecast tak mudah, apalagi kalau kamu menjual produk dengan jenis yang bermacam-macam, atau menu makanan yang terus bertambah.
Kamu perlu menggunakan sebuah sistem manajemen penjualan dan inventaris yang tepat agar bisa membuat manajemen persediaan barang secara ringkas dan lengkap.
Setelah forecast sudah dibuat, kamu tinggal membuat jadwal untuk menentukan kapan sebaiknya kamu melakukan pembelian. Forecast persediaan dan jadwal stok barang sangat memudahkan dalam menghitung budget persediaan dalam periode tertentu.
Buat kode pada setiap produk
Kamu perlu memberikan kode pada setiap barang jika kamu menyediakan berbagai macam jenis. Kode ini akan membantu mengenali dan menyebutkan jenis barang secara spesifik dengan waktu yang lebih singkat. Kode tersebut juga bakal mempermudah kamu mengelompokkan peletakan barang di gudang.
Pisahkan Persediaan Bahan yang Lama dengan yang Baru
Sama seperti mengatur keuangan, kamu tidak boleh mencampuradukkan stok barang. Itu akan membuat kebingungan dalam pencatatan dan perhitungan.
Jadi, kamu wajib memisahkan stok lama dan stok baru. Ini supaya kamu mudah memahami perhitungan jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Kamu juga harus mengeluarkan stok lama terlebih dahulu untuk mengurangi risiko kerugian.
Final Check
Langkah terakhir adalah memastikan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak gudang. Perlu diingat ya, pengecekan ini dilakukan sebelum pemberian kode supaya kamu dapat mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat dalam tumpukan stok barang.
Pengecekan juga bisa membantu kamu mengetahui barang mana yang mengalami kecacatan, salah produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya.
Pengaturan Produk yang Efektif dengan Opaper
Mengelola stok barang memang merepotkan. Salah sedikit efeknya bisa menjadi besar. Kamu tentu akan repot jika harus melakukan pengelolaan dengan cara manual. Nah, sebaiknya kamu wajib menggunakan software yang secara otomatis melakukan pengelolaan stok barang, yakni dengan aplikasi Opaper.
Selain itu, Opaper juga juga memiliki fitur akuntansi jurnal sehingga kamu maupun karyawan bisa bekerja secara mandiri dan efisien tanpa harus saling menunggu informasi mengenai stok produk yang akan segera habis dan dapat melakukan pemesanan stok barang, sehingga mengurangi risiko pemesanan secara dobel.
Cara Pengaturan Produk di Aplikasi Opaper
Ada banyak pengaturan produk jika kamu sudah membuat toko online di Opaper. Mulai dari menambah, mengkategorikan sampai perbarui produk di toko online kamu.
Penambahan dan Menghapus Produk
Kalau kamu ingin menambahkan produk pada toko online Opaper caranya cukup mudah.
Caranya, di menu 'Produk' kamu klik tombol 'Tambah' di sudut kanan atas aplikasi untuk menambah produk baru.
Lalu, unggah foto produk yang berkualitas tinggi.
Kamu bisa menambahkan maksimal 5 foto untuk masing-masing produk. Jika kamu belum memiliki foto, kamu juga bisa langsung mengambil gambar dengan menggunakan feature camera pada saat menambahkan foto produk.
Saat ini kamu belum bisa menghapus produk yang sudah kamu tambahkan. Tapi, kamu bisa mengedit informasi produk yang sudah tertampil dengan mengklik produk yang ingin kamu ubah detailnya.
Kamu juga dapat menonaktifkan produk tertentu agar tidak muncul di toko Opaper kamu dengan cara menggeser tombol saklar di sebelah nama produk ke kiri atau hingga warna saklar berubah menjadi abu-abu.
Produk yang non-aktif tidak akan muncul di halaman toko online Opaper kamu dan tidak dapat dipesan oleh pelanggan kamu.
Pembaruan Produk di Aplikasi Opaper
Untuk memperbarui informasi produk-produk yang sudah terunggah di toko kamu, caranya sangat mudah. Silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini:
Pergi ke menu Produk. Di halaman ini tertampil seluruh produk yang sudah terunggah di toko kamu. Pilih produk yang ingin kamu perbarui.
Di halaman Perbarui Produk, kamu dapat mengedit informasi produk seperti nama produk, harga, deskripsi, kuantitas, ukuran dan kategori produk secara langsung.
Klik 'Simpan' untuk menyimpan perubahan yang telah kamu buat.
